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La habilidades de los mejores organizadores de eventos

Archivado en: Eventos

Los organizadores de eventos son un tipo de profesional, que deben poseer un conjunto de competencias, profesionales y personales, muy concretas para llevar a cabo los diferentes retos que conllevan la gestión y coordinación de eventos profesionales. Por este motivo, hemos decidido realizar un artículo específico dedicado estas competencias profesionales.

Gestión del estrés

Esta profesión no supone un trabajo continuo y monótono, por lo que los organizadores de eventos no tendrán que acostumbrarse a una rutina de trabajo específica, y su volumen trabajo será variable en función del momento del año y del punto en que se encuentre cada uno de los proyectos que gestiona.

Precisamente, por esta variabilidad de funciones y momentos, el trabajo del organizador de eventos tiene picos muy intensos de trabajo y momentos de gran responsabilidad donde sus decisiones pueden suponer el éxito o el fracaso del proyecto. Este tipo de momentos necesitan de una persona que sepa gestionar la presión y el estrés, un profesional con la capacidad de pensar con claridad y aportar soluciones en los momentos más complicados.

Hablar Idiomas

Esta competencia es un requisito importante en una agencia de eventos, si bien no es crucial para todos y cada uno de los trabajadores de la agencia, sí que es importante que en el grupo de trabajo se cubran todas las necesidades lingüísticas de sus clientes.

Es habitual que en los grandes eventos haya clientes y proveedores que sólo hablen en inglés o en francés, los organizadores de eventos tienen que poder desenvolverse de forma fluida en otro idioma tanto antes, como durante el evento.

Abierto a aprender e innovar

Este sector es tan diverso y cambiante, que estar orientado a aprender e innovar, se hace completamente imprescindible. En este sentido, adaptarse a las nuevas tecnologías, estar al tanto de las últimas tendencias y tener conocimiento actualizado de los mejores profesionales del sector, es una cualidad importante para un profesional de los eventos.

Detallista

Eso de que los detalles marcan la diferencia, es una expresión muy cierta en este sector. La organización de eventos supone estar pendiente de muchos factores pero, sobre todo, estar comprometidos con el acabado final y los detalles que marcarán la diferencia, que harán que el evento sea único e imborrable en la memoria de los asistentes.

Capacidad de venta y negociación

La venta y la negociación están implícitas durante todo el proceso de organización de un evento, desde la acción comercial original, donde partimos de la idea del cliente para convertirla en una propuesta comercial atractiva, hasta la gestión de los proveedores, con los que habrá que negociar cada punto, y llegar a acuerdos que sean beneficiosos para todas las partes.

Gestión del tiempo

Cómo hablamos al principio, el trabajo de un organizador de eventos no es rutinario y lineal. Sus funciones no están marcadas en un calendario, más bien dependen de las necesidades de los clientes, proveedores y otros factores externos que ellos deben cuadrar y gestionar de manera efectiva. Saber diferenciar lo urgente de lo importante, y planificar sus tareas, haciendo previsiones reales de las necesidades, es una competencia básica para el organizador de eventos.

Trato con clientes

Además de toda la gestión del evento, otra de las funciones importantes del organizador de eventos es el trato con los clientes, tener la capacidad de acompañarlos y hacerlos sentir en confianza, desde el principio del proyecto, hasta después de acabar. Esta competencia social es imprescindible, ya que si el cliente no siente una buena relación con su organizador, no importarán las buenas gestiones realizadas. Además, el trato con el cliente es vital para la buena relación de este con la agencia, no es importante únicamente realizar bien el evento, también hay que cultivar la relación con el cliente para que cuando vuelva a necesitar un servicio de eventos, no dude en repetir.

Creatividad

Esta competencia es cada vez más frecuente en todas las profesiones. Entendemos la creatividad como la capacidad de aportar soluciones diferentes a problemas y retos y, en este sector, este punto es vital. Ya sea pensando cómo hacer que una sala luzca increíble con un presupuesto limitado, o buscando la manera de acomodar a 500 personas en un espacio complejo, el organizador de eventos necesita mucha creatividad en su día a día.

Conocimiento de diversas culturas

Aunque pueda parecer una competencia poco importante o muy obvia, en este sector, disponer de una buena cultura general es más importante que en otros trabajos. Cada evento es un mundo y cada cliente puede provenir de una zona completamente diferente. Los organizadores de eventos que tengan mejores conocimientos, especialmente sobre diferentes culturas, podrán manejarse mucho mejor en cualquier entorno y acertar siempre con las necesidades culturales y tradiciones de cada uno de sus clientes.

Gestión de personas

La gestión de personas, es otro punto importante en la realización de grandes eventos en los cuales trabaja mucha gente. Tener la capacidad de liderar de manera efectiva, aportando soluciones, sabiendo delegar y moviendo a los equipos de trabajo hacia un objetivo común, es parte importante de las funciones del organizador de eventos. La gestión de personas pasa por liderar, escuchar, comprender y hacerse respetar, en un entorno tan intenso como puede ser la ejecución de un gran evento, donde un verdadero organizador de eventos tiene que saber moverse como pez en el agua.

Capacidad de improvisación

Los eventos son experiencias vivas que necesitan flexibilidad y capacidad de improvisación, por parte del organizador. Hay muchos factores que pueden salir mal o resultar diferentes a lo planificado inicialmente, por circunstancias ajenas a la organización. Por este motivo, el responsable debe estar preparado para solucionar in situ los inconvenientes que puedan surgir, improvisando soluciones eficaces para que todo transcurra de forma adecuada.

Pasión e ilusión

Al final, como ocurre en muchos oficios donde el resultado depende exclusivamente de nuestra capacidad y trabajo y, donde además, hemos de saber comunicar los resultados a unos clientes; la pasión por lo que hacemos es muy importante.

Al buen profesional del sector de los eventos tiene que gustarle su trabajo para poder transmitir esa ilusión y pasión a clientes, compañeros y proveedores, porque al final, un evento es una experiencia que nos debe apetecer vivir y, en este sentido, la capacidad de transmitir esta pasión y ilusión es, probablemente, la capacidad más importante.

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