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Eventos al aire libre: ¿Cómo organizar eventos en exterior?

Eventos

Un evento al aire libre puede ser una experiencia increíble y largamente recordada por sus asistentes o puede convertirse en un auténtico desastre, si no se gestiona correctamente.

Cada evento requiere tener presente una gran cantidad de posibilidades, incidencias y circunstancias. Cumplir con las expectativas en un evento, más aún cuando se trata de un evento en exterior, no es una tarea sencilla y debemos dedicarnos al máximo para conseguir sorprender y dejar a nuestros asistentes con la mejor sensación posible.

No siempre ocurre así pero, por regla general, los eventos al aire libre tienen un toque levemente menos formal que los otros, aportan un mayor grado de cercanía y ayudan a conectar mejor con nuestros clientes y empleados. Suelen destacar por ser eventos sociales donde se potencia la diversión y la comunicación como objetivos principales de la actividad.

Dentro de las actividades más solicitadas por la empresas encontramos, jornadas de motivación para empleados, convivencias junto a las familias (los famosos Family Days), eventos musicales, deportivos, formativos… las posibilidades son muy variadas.

El clima

En todos los eventos la organización es importante pero, cuando estamos trabajando por ofrecer la mejor experiencia posible al aire libre, la previsión resulta especialmente importante con respecto a la temperatura, el viento, la lluvia y demás imprevistos meteorológicos que pueden surgir.

Aunque nuestras previsiones sean muy fiables, debemos tener siempre un plan alternativo por si, en el último momento, algún imprevisto meteorológico, nos impide disfrutar de la jornada. En este sentido, tener un segundo espacio o disponer de estructuras como carpas o toldos pueden suponer una seguridad añadida para cubrirnos ante este tipo de imprevistos, tanto para días con posibilidad de lluvias como para aquellos donde se espera un sol demasiado fuerte.

El calor, también puede jugarnos una mala pasada debido a las altas temperaturas ,que pueden fastidiar la experiencia, en este sentido, si la previsión nos indica que pueden darse estas condiciones, hemos de ser precavidos y disponer de sistemas de refrigeración especiales para exterior, además de asegurarnos que los asistentes siempre puedan disponer de agua fría u otras bebidas que les mantengan hidratados.

El viento también puede un problema en nuestros eventos de exterior. Es común encontrarse en muchos eventos con poca previsión, con manteles que vuelan o incluso carpas que acaban volcando. En este sentido hemos de revisar que todos los elementos estén protegidos y sujetos contra el viento, que las carpas estén debidamente ancladas al suelo, se que usen pesos para afianzar la estructura y que los elementos decorativos estén bien seguros y sujetos, especialmente los elementos textiles.

Sonido e iluminación

Tanto el sonido como la iluminación pueden marcar la nota diferencial de nuestro evento. La buena utilización de estos elementos puede suponer el éxito, sin embargo, en muchas ocasiones, estos elementos son un auténtico fracaso, encontrándonos eventos mal iluminados o, incluso, con escasa visibilidad. En los que a sonido se refiere, también es un error muy común tener una mala sonorización, con momentos de acople o insuficiente potencia para llegar a todos los asistentes en un entorno de exterior.

Para destacar positivamente, primero hemos de cubrir los elementos básicos, es decir, buena visibilidad y buen sonido. Una vez tengamos garantizadas estas cuestiones podemos comenzar añadir mejoras.

Entre los valores añadidos de la iluminación podemos plantear, señalizar y delimitar caminos y espacios utilizando la luz como elemento decorativo (en este aspecto, las luces LED nos son muy útiles por su precio, versatilidad y resistencia).

Con respecto a la sonorización, podemos destacar contando con un DJ experto en amenizar ambientes de exterior, un toque de calidad que suele ser muy apreciado por los asistentes.

Catering

Cuando estamos realizando un evento en el exterior, la comida debe ser uno de los elementos mejor cuidados, debido a las condiciones especiales que hay que cumplir. Hemos de tener presente varios puntos.

Primero, tenemos que conservar la comida en un almacenamiento seguro, hemos de elegir cuidadosamente el menú teniendo en cuenta los alimentos más propicios para exterior y, una nota muy importante, debemos sacar la comida en el momento justo y con la agilidad apropiada para que pueda ser disfrutada fresca y con la temperatura correcta, ya que en el exterior se hace más complicado preservar el buen estado del catering a largo plazo.

El catering en exterior no puede dejarse en cualquier tipo de manos, como hemos comentado, existe una gran cantidad puntos a tener en cuenta. Ofrece lo mejor a tus asistentes en cuanto a catering se refiere, ya que la comida es una de los elementos más recordados y valorados de todos los eventos.

Otros factores a tener en cuenta

La Decoración para eventos de exterior

La decoración de exterior es uno de los puntos más importantes dentro de los eventos al aire libre. Cuando trabajamos en entornos abiertos, los elementos decorativos serán los que marquen el tono del evento, den visibilidad a la marca y aporte un toque de coherencia y distinción a toda la jornada.

Sonido ambiente

En el exterior, el sonido ambiente puede convertirse en un auténtico problema si no elegimos bien la localización. Cuando estemos haciendo la planificación del evento hemos de tener presente este punto si no queremos encontrarnos con sorpresas que no podamos cambiar a última hora sobre este punto.

Comunicación interna

La comunicación interna dentro de los eventos al aire libre son muy importantes para el equipo. En muchas ocasiones estos eventos se realizan en espacios muy amplios donde se hace necesario el uso de dispositivos de comunicación constante.

En la mayoría de casos podremos usar los propios teléfonos móviles, pero hemos de prever la posibilidad de una mala cobertura en la localización, sobre todo si está es muy alejada de núcleos urbanos. En estas situaciones podemos disponer de servicios de comunicación como walkie-talkies.

Permisos legales

Un punto inicial antes de comenzar a trabajar es asegurarnos que nuestro evento y las localizaciones elegidas cumplen todas las reglas legales, así como, tener confirmados todos los permisos necesario para el transcurso de la jornada. Es un punto muy básico, pero no hay que fiarse y hemos de estar seguros que todo en está en regla, antes de empezar nuestro evento al aire libre.

Actividades de entretenimiento

Hacer un evento al aire libre tiene un toque más informal y permite incluir algunas actividades de entretenimiento y teambuilding que enriquecen mucho la experiencia. Existe una gran variedad de actividades, sondear a los asistentes y elegir la más adecuada para cada grupo, nos asegurará el éxito.

Música en directo

La música en directo es un punto destacable en cualquier ocasión. Contar con este tipo de servicios en nuestros eventos de exterior, aporta un toque de elegancia y distinción que muchas marcas y empresas están buscando. Sin duda, invertir en tener música en directo es una de las mejores ideas cuando estamos realizando un evento al aire libre.

Equipo de limpieza

Antes de comenzar, durante y tras el evento, la organización y la logística de limpieza serán una de las claves más importantes para el evento. Al desarrollarse al aire libre, hemos de tener especial cuidado en no causar ningún tipo de impacto en el espacio.

Además, cuando trabajamos en exteriores, hemos de habilitar aseos reglamentarios para que nuestros asistentes puedan disponer de una zona higiénica.

Así pues, para conseguir un evento de exterior destacable lo más importante es disponer de un servicio de limpieza in situ, que esté pendiente en todo momento de cualquier detalle, y mantenga impecable tanto el estado como la imagen del espacio y la marca.

Estos son algunos de los consejos que debemos seguir para conseguir el mejor evento al aire libre, si estás interesado en saber más sobre o necesitas organizar tu propio evento contacta con nosotros y te asesoraremos.

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